Fonctionnement des groupes de travail

A quelles conditions?

Les animateurs des groupes doivent être membres de la ROADEF. Nous leur demandons également d'inciter leurs participants à adhérer à l'association.

Le logo de la ROADEF doit figurer sur le site du groupe de travail, associé à un lien qui renvoie sur le site de la ROADEF.

Combien et pour quoi?

La ROADEF finance ses groupes de travail à raison de 200 euros par réunion (maximum 600 euros par an). Tant que le budget de l'association le permet, ces montants peuvent être dépassés sur demande préalable et accord du bureau. Toute demande dépassant 1000 euros devra faire l'objet d'un vote en AG.

Pour cette somme, la ROADEF rembourse :

  • les pauses,
  • les billets de transport (train, …),
  • la réalisation des bulletins de liaison.

Ces remboursements se font sur présentation des pièces suivantes :

  • factures / justificatifs,
  • le programme de la journée,
  • la liste des participants (nom, prénom, laboratoire, e-mail),
  • le compte-rendu de la manifestation.

L'objectif est le financement des groupes émergeants. Lorsqu'il y a plus de 5 groupes, le plus "solide" passe dans la deuxième catégorie des groupes parrainés mais pas financés. Toutefois, il sera possible de demander un soutien financier même pour un groupe de la 2ème catégorie, qui pourra être accordé au cas par cas si cela ne pénalise pas les autres groupes. Dans la première catégorie, on trouve les groupes META, JFRO, CSDD et Contraintes et RO. PM2O appartient à la deuxième catégorie.

Les groupes qui par la suite, continueront leur existence au sein d'un GDR ou d'une autre structure, passeront dans la deuxième catégorie et pourront continuer à faire référence à la ROADEF s'ils le souhaitent, bien entendu.

Procédure

Tous les éléments scannés, accompagnés du formulaire rempli, sont envoyés par le(s) responsable(s) du groupe, au Vice-Président de la ROADEF chargé des relations extérieures ainsi qu'au trésorier . C'est le Trésorier de la ROADEF qui se chargera ensuite des remboursements.

Pour des demandes plus importantes, il est nécessaire de faire une demande préalable en envoyant le formulaire contenant les dépenses prévisionnelles aux mêmes adresses. La décision sera ensuite prise par le bureau de la ROADEF.

Pour vos fournisseurs, même si vous leur précisez que le payeur est ROADEF, il vaut mieux que l'adresse d'expédition de la facture soit la vôtre.

Idéalement, il faudrait un seul interlocuteur par groupe de travail pour les remboursements.