Parrainage d'un événement ou d'une manifestation

Le parrainage par la ROADEF est une garantie, une caution scientifique. La décision d'un parrainage repose sur la procédure de montage de la manifestation à savoir,

  • ses objectifs (thématique ou pluridisciplinaire par exemple),
  • son type (conférence ou atelier par exemple),
  • sa nature (caractère académique ou industriel par exemple),
  • la composition du comité scientifique et d'organisation,
  • les procédures de sélection des intervenants (filtrage/sélection sur résumé/sur papier long),
  • le nombre de lecteurs attendus,
  • la réputation scientifique acquise par cette manifestation lorsqu'elle est organisée régulièrement.

Le parrainage de la ROADEF est donc un indicateur important pour signaler l'intérêt d'une manifestation pour la communauté RO/AD.

L'octroi du parrainage de la ROADEF s'accompagne d'un engagement réciproque entre l'organisateur et la ROADEF.

Cet engagement permet à l'organisateur de bénéficier de la plupart des moyens de diffusion propres à la ROADEF.

En contrepartie le parrainage permet à la ROADEF de se faire encore mieux connaître, de donner aux membres de la ROADEF des informations plus complètes sur l'activité de la communauté RO/AD et d'obtenir des réductions pour ses membres pour les inciter à participer aux manifestations parrainées.

Règles concernant le parrainage par la ROADEF

  1. Le parrainage de la ROADEF n'est accordé qu'après l'étude d'un dossier fourni par le demandeur (ci-dessous).
  2. Le parrainage n'est donné que pour une manifestation identifiée dans le temps. L'octroi du parrainage s'accompagne d'engagements réciproques détaillés ci-dessous.
  3. Le demandeur s'engage à :
    • mentionner le parrainage de la ROADEF sur tous les documents officiels de la manifestation, de l'appel aux communications aux actes ; en particulier le logo de la ROADEF devra figurer en première page de ces documents ;
    • permettre un accès gratuit à la manifestation pour le représentant désigné par la ROADEF pour cette conférence (voir ci-dessous);
    • proposer un tarif préférentiel aux membres de la ROADEF;
    • fournir au bureau de la ROADEF un compte rendu de la manifestation ;
    • mettre à la disposition des participants des bulletins d'adhésion de la ROADEF et, éventuellement, des documents publiés par la ROADEF (appels à participation aux manifestations organisées par la ROADEF par exemple).
    Toute dérogation à cette règle devra être explicite dans la demande de parrainage.
  4. En contrepartie la ROADEF s'engage à :
    • intégrer un lien vers le serveur de la manifestation dans la section appropriée du serveur de la ROADEF; au cas où l'organisateur de la manifestation ne disposerait pas d'un tel serveur, l'appel à communication et le programme de la manifestation seront communiqués et formatés de façon à les intégrer dans la section appropriée du serveur de la ROADEF;
    • diffuser une annonce sur la manifestation dans les colonnes de son bulletin semestriel (une page maximum) ;

    • diffuser par le moyen à la convenance de la ROADEF, le compte-rendu de la manifestation;
    Par ailleurs, les organisateurs de la manifestation pourront les adresses des membres de la ROADEF pour un mailing direct.
  5. Pour mettre en oeuvre les engagements de la ROADEF, le bureau de la ROADEF désignera son représentant pour cette manifestation. Ce représentant aura pour rôle d'assurer l'interface entre l'organisateur de la manifestation et la ROADEF mais il aura aussi pour rôle de vérifier que les engagements de l'organisateur auront été respectés.
  6. Les demandes de parrainage doivent parvenir au 3ème vice-président de la ROADEF, chargé de cette mission, pour examen à l'occasion de la première réunion de bureau qui suit.